XX多媒体办公自动化系统
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公司简介
XX计算机信息系统公司，是一家参加过国内许多超大型、大中型网络集成、软件开发的IT界精英组成的股份制新型高科技民营企业，由广州XX、北方XX、网视XX三家公司组建而成。XX公司致力于向客户提供融汇综合布线、系统集成、软件开发、咨询服务于一体的整体解决方案。在邮电的OA、MIS;电力的MIS、OA、GIs; 企业Intranet;证券的OA; 各行业可视会议系统等方面都拥有成熟、先进的产品和丰富的系统集成与应用系统开发经验，并和Cisco、3COM、Bay Networks、VCON、SUN、HP、Compaq、Oracle、Sybase、Lotus、 Microsoft等世界著名计算机和网络通信公司建立了密切的合作伙伴关系。“信息之路，你我共建”，是XX人在日新月异的高科技领域怀有的深刻使命感和自信心;“客户至上，服务第一，立足长远，追求创新”是公司的经营宗旨，尤其公司具有的开放性平台、先进的管理体制，及汇聚在一起的众多年轻XX的高科技人才，立志和客户共同在飞速发展的信息产业领域大显身手、大有作为!
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系统介绍网络拓扑结构
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体系结构该系统采用C/S与B/S相结合的结构形式，系统平台采用Lotus Domino R5，通过公文、信息的同步流转，声音、图象的实时交互及信息共享，实现企、事业单位二级以上机构的通用与专用多媒体自动化办公。?整体功能主要功能划分为四大部分: 个人工具、公共信息、事务处理、系统管理。主界面图示如下:
“个人工具”: 为用户提供个人日常办公所必须的常用工具，功能包括电子邮件、个人名片、个人资料、个人日程安排、系统帮助、常用工具(计算器、记事本)等模块。“公共信息”: 是企业内部人员进行网上信息交流、讨论、发布的场所。功能包括电子论坛、规章制度、通知公告、企业文化、政策法规、电子刊物等模块，为公共信息的发布、交流、讨论和查询提供友好的自动化环境。本部份同时支持Notes界面与浏览器两种方式，因为使用上述功能的用户群范围比较广泛，浏览器方式能给使用者提供更为方便简单的操作方式。“事务处理”: 其特点是将办公事务根据其起点类与非起点类、主动类与被动类进行划分，将非起点类或被动类事物汇集在“待办事宜”中进行集中处理，将起点类或主动类事物汇集在“发文起草”、收文登记、请示起草、任务分派、公务授权、会议管理、档案管理等模块中进行分类处理，使用者能非常明确地将工作分门别类，条理清晰。“系统管理”: 其目的是为系统管理员管理系统的简单性、扩展系统的容易性，功能包括流程管理、组织机构管理、功能管理、用户管理等模块。
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系统特色
底层控制该系统是XX公司在总结了众多大型项目开发经验的基础上，从系统底层开始设计、开发出来的一套与多媒体技术紧密结合的办公自动化系统。既借鉴了关系型数据库中的成功范式，同时又深入考察Notes本身的非结构化特点，克服了其它办公系统结构松散、衔接不够紧密的缺点，从最底层提供对整个系统进行控制的丰富接口。这样，保证了系统充分的可配置和调整。个性化设置系统提供高度的可配置性，从用户界面到操作功能，可以做到根据用户身份和喜好进行个性化设置，也确保了操作界面的简洁。图形化接口众所周知，基于Lotus Notes的办公自动化系统，具有表现能力匮乏的缺点。而本系统充分利用OLE、 ActiveX等技术，关注用户界面设计，提供了一系列简洁、方便的操作界面，使得整套系统操作简单、快捷。动态签名验证与手写全文批注处于对领导批示安全性和重要性的考虑，本系统除了利用Lotus Notes本身提供的口令验证之外，附加了一层“动态签名验证”。通过记录并注册领导的书写自然信息，如手写速度、轻重及笔画字形等信息，并在以后的签名验证中利用。由于这种验证过程是不可拷贝和窃取的，通过这种方式，就提供了领导签名的安全保障。将批示、签署传统纸质文件的内涵引人办公自动化系统中，对于需要手写修改、批注文件的使用者，提供笔输入工具使其能轻松地在Lotus Notes中按手写习惯修改、批注电子文件。用户对文件进行的亲笔批注、签名均可同文件一起保存一起流转，克服了办公自动化系统的使用障碍。全文批注图示如下:
可视化的工作流管理与监控由于Lotus Notes系统本身的特色，提倡不同的系统位于不同的数据库，具有物理上的独立性。本系统提供了一个“工作流网络管理中心”，对办公系统中所以的流程进行集中管理。在管理中心除了能够查询到所有工作流程，并提供必要的监控功能，包括: 流程时限控制，流程转发、公文收回、阻塞告警、自动督办等，尤其可以使用户能自动增加一个新流程或对已有流程进行重新配置和调整，上述操作都在可视化的图形界面上用鼠标操作。 ?
系统维护
简明方便的系统维护功能，包括组织机构的重新构置，部门、岗位、个人的权限及对应可选用功能的设置都在图视化的界面上方便操作。机构调整了，部门、岗位变化了，人员调动了，权限增强、增弱了等等，都可以在系统提供的工具上用户自行完成，因此系统具有较强的生命力。
表单自定义在公文、信息等表单的流转过程中，往往出现一些新的表单需要制定，或一些旧的表单格式需要调整，系统提供的表单自定义工具使用户可以方便地自行重新制定表单，不需要涉及到源程序的修改。?视频与Notes的融合“天涯若比邻”——声音、图象等视频信息的交互式传递，打破了办公过程中时间与地域上的限制，也突破了常用办公自动化系统只能传递文字信息的局限，一点对多点、多点对多点地开会、讨论、发言;电子白板、实物影像、VOD点播及其多媒体信息的存储与管理，都融汇在办公自动化系统之中。该系统采用VCON视频会议产品与Lotus Notes相结合实现设计要求，两系统之间做到无缝联接。实用工具系统通过集成界面，将在办公过程中可能要用到的实用工具进行集成，并提供个人维护功能，实现个性化界面。
成功用户
案例之一:广东南海市电力工业局多媒体办公自动化系统项目背景:南海电力局为全国一流的电力企业，现有员工1000多人，下属二级单位19个，彼此相距数十甚至数百公里，每天都有大量的文件、报表、会议纪要等信息需要发布和传送，随其服务范围的不断增加和对服务质量要求的不断提高，使得其办公工作从质到量都要求有进一步的提高和发展。海市电力局为了适应现代通信办公事业的发展，提高电力局内部计算机管理水平，提高办公效率，节约人力、物力，决定进行办公自动化系统建设。项目目标: 充分利用计算机技术、网络技术、群件技术、远程通信技术、多媒体技术等现代信息技术，把南海市电力工业局及其下属供电所组成一个有机的多媒体办公信息系统，构造一个现代化办公环境，提高南海电力局各职能部门的办公效率。应用规模:本系统上网微机达1000多台，用户数超过1000人，分为公文处理、任务分派、内部请示、档案管理、会议管理、领导日程安排、政策法规、规章制度、通知公告等10多个功能子系统。系统建设分二期: 一期建设包括南海市电力工业局和下属桂城供电所二级模式办公自动化软件的开发应用，二期包括电力局其它18个下属供电所的接入推广。应用状况: 本系统在1999年12月正式投入运行以来，现在运行良好，深受南海电力局人员的一致好评，并提高了办公人员对网络应用和电子办公的热情，大大的提高了办公效率。用户评价:办公室主任如是说“该系统在南海电力局构造了一个现代化的办公环境，真正实现了无纸化办公，为南海电力局争创一流企业作出了贡献”。
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