企业办公解决方案
一、企业OA系统特点
随着全球化市场竞争的日益激烈，我国民族工业将面临着前所未有的机遇和挑战。加强企业信息化建设，通过深入应用世界领先的信息技术购建高效率的企业信息基础设施，将为迎接即将来临的市场全球化激烈竞争做好充分准备。
2000年是我国企业上网年，企业上网并不仅仅意味着简单的信息发布系统，在市场经济大潮中如何利用先进的计算机网络化管理系统及时发布企业动态信息，及时接收市场反馈信息，有效管理、处理企业内部各种信息将是任何企业将面临的事情。
企业办公系统是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统，为领导决策和企业办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。
实施企业办公系统可以达到如下目的：
· 建立企业内部经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台；
- 实现企业内部市场动态信息的及时反馈、收集、指导生产良性循环；
- 实现企业客户资源的及时积累、查询。
- 实现企业科技图书、资料的有效管理。
- 促进企业文化的建设，加强企业的凝聚力。
- 实现企业内部文书、科技、人事、财务档案的有效管理；
- 企业生产状况、项目进展、行政管理事物的督办查办；
- 网上收集企业内部生产、行政信息形成电子刊物；
- 建立网上培训基地，使企业职工能不断学习新知识；
- 内部日程安排、办事指南、通讯名录方便企业工作人员办公；
一、企业办公系统功能说明
企业办公系统的主要目标是实现办公自动化及事务管理，有效地提高企业办公效率、节约办公经费、创建企业文化。是办公系统与管理信息系统的结合，系统的体系结构如下：
1、系统特点
本系统是基于Lotus Notes(Domino)开发的流程事务类管理系统，系统运行的服务器端环境为Lotus Notes(Domino)服务器，客户端环境是Lotus Notes或浏览器；系统的主要特点如下：
（1）企业信息与办公业务相结合
企业办公系统是传统办公业务和现代企业资源信息管理系统之间的边沿学科，企业办公系统不只限于传统办公业务的管理，还应包括企业资源信息的管理。本系统包括了资源管理、行政管理等企业信息管理模块，以使企业办公系统能够促进企业各种信息的管理，间接产生经济效益。
本系统在对传统办公业务管理模块中融入了计算机网络的新思维，如督办查办系统，一个企业中完善的督办查办系统可以有效地提高企业的办事效率，通过企业办公系统，督办查办事项的办理过程和结果不在需要书面请示汇报，只需通过办公系统及时输入，主管领导就可以及时了解督查事项的办理过程，极大程度地提高工作效率。
（2）可定制的工作流程
企业办公系统中所有的流程类模块如公文管理、请示报告、督办查办等均支持流程自定义功能，增加了企业办公系统的灵活性。系统可以满足不同行业、不同规模的用户需求。
（3）WWW风格的界面设计
系统采用了WWW风格的界面设计，界面友好、美观，使用方便，易学易用。大大降低了对使用者计算机知识的要求，特别适合于企业内的信息系统建设。
（4）系统具有良好的跨平台特性
由于采用了Lotus Notes、Java等编程技术，系统可以在很多流行的平台上运行，特别适合于企业内部网络。
（5）支持移动办公、异地办公
系统已经具备移动办公或异地办公的功能。当领导同志或工作人员外出时只需要在笔记本电脑中装入本系统的环境及个人标识符文件即可通过拨号上网远程访问办公自动化系统，查看、办理本人的待办事宜，查询企业最新文件。另外领导同志也可以在家用计算机中装入本系统的环境，在家中处理自己的待办工作、查询信息。
（6）人性化界面设计
系统界面友好、美观，全中文化图形界面，使用方便，大大降低了对使用者计算机知识的要求，按用户业务需求定制，易学易用，特别适合于企业内部信息化建设。
2、各模块功能介绍
（1）个人办公
- 待办事宜
待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，请示报告、督办查办、会议管理等系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的工作延误。
- 内部邮件
Notes电子邮件系统是办公自动化系统的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时Notes邮件系统也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。
- 日程安排
日程安排系统的主要目的是记录各人的日程安排情况，通过计算机网络供内部人员进行查询，以便领导及时掌握部门人员动向，为各部门安排本部门的相应工作提供依据。
- 名片夹
名片夹的主要目的是为保存、管理您通讯所用的个人、公司信息而设计的，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您个人的信息管理提供了极大的方便，是您繁忙工作的好助手。
名片夹管理的是个人私有信息，用户只能查看自己创建的信息，不对他人共享。
（2）行政管理
- 人事管理
如果你是一位大型企业/集团公司的人力资源部的主管，面对堆积如山的人事档案资料，如何才能迅速地从中获得您所需要的资料？如何才能真正做到“任人为贤”、充分发挥员工潜力？如何才能……当今社会计算机的迅速发展为人事管理提供了崭新的方式和手段。慧正人事管理系统正是基于为方便单位的人事档案管理而设计，每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览，查询和分析，以便于单位内部的人力资源开发。
具有相应权限的用户负责人事信息的录入及维护，授权用户可对入库的人事档案资料进行浏览、查询和分析，以便及时了解职员情况。
- 政策法规
政策法规数据库提供对国家各种政策法规以及部门内部规章制度的录入、查询功能，可以按分类树的方式来管理和浏览。
具有相应权限的用户负责信息的录入及维护，所有员工均可随时浏览政策法规上已发布的信息。未发布的信息只有录入人自己能看到。
超过有效期的信息系统将自动删除。
- 学习园地
企业通常会定期对员工进行培训，日积月累会有大量的培训资料，如有效地管理起来可极大地方便用户查阅并提高工作效率。培训园地模块就是针对这种情况开发的，用于管理部门内部的培训资料，有权限的用户负责录入供全体员工查阅。
- 办公费用
企业内部通常会有各种各样的费用，如：打字、复印、传真、EMS及外出登记等。办公费用管理就是用来管理这些日常费用的，它可以将这些繁杂的费用有序的管理起来，对各部门的费用结算提供了依据。
（3）资源管理
- 图书期刊
图书期刊管理提供了图书、期刊信息查询、图书期刊网上借阅（借阅单网上填写、提交、审核、批准、反馈）、过期借阅自动催还，系统还提供了科学图书、期刊资料类目的管理。
图书信息包括如下内容：
登记日期、登记编号、图书名称、分类、著者、译者、出版日期、出版单位、发行单位、页数、单价、数量、在库数量、目录信息、所有者信息。
期刊信息包括如下内容：
分类名称、期刊名称、主办单位、年度、期数、出版日期、排架号、数量、在库数量、目录信息、所有者信息。
- 办公用品
实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品购置后由办公用品管理员登记入库，入库保存后系统自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。
- 客户档案
企业内部往往会有许多合作客户及潜在客户资源，将这些资源有效的管理起来，对于一个企业来说是至关重要的。客户档案管理就是针对这种需求而设计的。市场人员定期将自己所掌握的客户详细信息（客户名称、行业、类别、联系方式等）录入本系统，有相应权限的人可查看，这样避免了客户资源的流失，为企业进行市场活动提供依据。
- 科技档案
科技档案管理提供了科技档案信息查询、科技档案网上借阅（借阅单网上填写、提交、审核、批准、反馈）、过期借阅自动催还，系统还提供了环境科学档案类目的管理。
- 设备管理
实现企业仪器、设备有效管理，使决策者动态掌握设备资源。设备主要信息包括：设备名称、型号、规格、数量、购买时间、购买价格、报废时间、使用者、当前状态等。
- 采购信息
采购信息系统完成公司工程项目产品、公司内部使用物品采购详细信息的输入、修改、查询，增加公司采购信息的透明度，避免多个采购员因为采购渠道不透明而给公司带来损失。
- 市场动态
市场动态模块主要是针对公司内部的项目进展状况及与本公司相关的市场动态情况而设计，其宗旨是为公司领导能随时跟踪项目的进展情况并提出相关建议和公司内部员工共享公司的市场资源服务。系统具有较完善的权限控制，能满足企业的市场信息方面的需求。
（4）公文管理
- 收文系统
完成收文所涉及的一系列操作：公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
系统能够自动接收下级单位的上报公文，并自动填写收文登记单。
系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。
系统支持领导手写、语音批示，方便领导办公。
系统采用收文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
系统采用了完善的流程跟踪和控制。系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
- 发文系统
完成发文所涉及的一系列操作：处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。
系统支持笔迹保留，方便发文稿件修改。
本系统采用发文和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
- 文档管理
文档管理系统是整个企业办公系统的重要组成部分，本系统的特点如下：
- 和文档手工管理类似，具有案卷管理、卷内目录、文件管理等功能。
- 收文系统接收的公文、发文系统的本单位发文自动归档到文档管理系统。
- 信息量大。收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件。对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。
- 信息及时、准确。文件从下发当天就可以进入办公系统，由于从编辑、采编都采用计算机网络实现，因此信息不仅及时、而且准确。
- 便于重复引用。由于文档管理系统的整个流程均以数字化的方式传输，因此只需一次输入，其它单位就可以方便地引用，减少了文字的重复录入，提高了工作效率。
（5）综合业务
- 请示报告
请示报告是各部门经由办公室（或别的职能部门）向单位领导请示、报告工作的途径。请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示、报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计工作；实现各部门请示报告的生成、部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流程的实时监控，保证请示报告单的安全、快速运转。
本系统采用和待办事宜配合使用的方法，使流程更加直观。一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。
本系统具有完善的流程跟踪和控制。系统对请示报告单审批的整个流程进行跟踪，详细记录请示报告的当前状态、请示报告审核的过程和领导审签意见。
- 工作简报
工作简报为各部门提供了发布本部门相关信息的途径，用于在单位内发布工作动态、工作总结等。它与公告牌有所区别，公告牌常用于发布针对全体员工的信息，而部门工作简报则主要针对本部门内部与工作相关的信息。在发布信息时，可指定发布范围，只有属于发布范围内的人员可以查看。
超过有效期的信息系统将自动删除。
- 会议管理
会议管理子系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，本系统的特点如下：
建立了会议议题库；会议起草部门可以方便地查询、组织会议议题，确保议题尽快得到处理。
提供了领导审核会议议题的功能；每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排。
提供了会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库；可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计。
提供了对会议通知单反馈信息的实时跟踪；系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息包括：查看、反馈，这些宝贵的实时信息有助于管理者对会议安排动态掌握。
- 督办查办
督办查办系统的主要目的是辅助督查部门进行督查的登记、发送、催办等工作。督查员可以起草督查、督办通知单并指定主办、协办单位、办理期限，以待办事宜的形式发送至主办单位、协办单位的待办事宜中；主办、协办单位查看督查、督办事项，经过必要的督办查办事项办理过程后，可以针对督办查办事项填写办理意见、办理结果；办理完毕后可以将督办、督办事项指定为“已经办结”；超过“办理期限”的督办查办事项系统会自动发送电子邮件催办。督办查办办理完毕后督查员可以将其归档。
如果主办、协办单位认为已经办结的事项，督查员认为还不满意，可以再次发送本督办查办通知单，请主办、协办单位继续办理。
系统自动跟踪督办查办的整个过程，包括发送督办查办通知单、主办协办单位填写办理意见或办理结果、标为已经办结。督查员可以掌握督查事项办理的全过程。
- 车辆管理
对公司车辆基本信息进行统一管理，包括：车辆基本状况（名称、型号、车牌号、产地、购车时间、车况、服务对象、司机等）、车辆每月费用状况（燃料费、养路费、保险费、低耗费等）、车辆大修记录等。由调度部门对车辆基本信息进行维护。
实现车辆调度的电子化。用车人可在本模块中填写用车申请单到调度部门申请用车，根据实际派车情况实时更新车辆的目前使用情况（时间、车牌号、司机、用车人、去向等）及预定情况，使用车人在申请用车前即了解目前可用的车辆信息。
（6）公用信息
- 公告牌
公告牌是一个在网络中应用得比较广泛的功能，用于在单位内部发布各种通知、通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业单位现有的公告栏功能相似。
可自动跟踪查看人及查看时间，以便公告发布者及时掌握公告的阅览情况，这对于一些重要的通知很重要。
超过有效期的信息系统将自动删除。
- 网上论坛
网上论坛为广大的网上用户提供了网上讨论感兴趣话题的广阔天空，在这里您既可以开始一个新话题，也可以对其它用户提出的话题谈自己的看法、意见。为办公自动化系统内部提供了相互交流、相互学习的另外一条途径。
- 办事指南
办公办事指南系统为来本单位办事的工作人员提供单位简介、领导分工、机构分布等信息。
- 通讯录
提供企业内各部门的通讯录列表，各部门有关人员将本部门人员的通讯录录入并负责更新维护，这样企业所有员工均可从中方便查询到各部门人员的联系方法，极大地方便了日常工作。可按姓名、按职务、按单位分类查询。
- 日常信息
社会公用信息系统为网上用户提供了列车时刻表、航班时刻表、长途区号、邮政编码等信息服务，信息由专人负责维护供所有员工查询。
火车班次可按班次、按始发站、按终点站查询；
飞机航班可按班次、按始发站、按终点站查询；
长途区号可按省（直辖市）查询；
邮政编码可按省（直辖市）查询；
二、企业办公系统开发平台
对企业业务、办公、对外宣传等应用需求了解以后，不难得出选择Lotus Notes/Domino作为应用系统平台可以满足企业的信息管理系统的所有需要，可以达到如下效果：
1. Lotus Domino文档数据库方便进行文字资料数据的存储和处理，非常适合文件、电子刊物的处理。
2. Lotus Notes Mail系统可以搭建企业通讯平台。
3. 系统较高的性能价格比。Lotus Domino集文档数据库、Web Server、Mail Server等为一体，给用户带来增值服务。
4. 企业办公系统、业务系统之间数据方便地传递。
5. 便于在公司实现无纸办公、高效办公。
6. 便于实现移动办公。
7. 减少系统维护人员的工作量，集中体现在对外信息发布（Web）系统的数据更新，可以方便地实现，不需要修改或重新制作主页。
三、企业办公系统建议网络结构图
