外贸通—外贸企业信息管理系统
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系统介绍
XX公司Lotus产品研发中心，推出的基于Lotus Notes/Domino R5平台的面向外贸行业的全面解决方案产品—XX外贸通系列软件，包括单机版、网络版、综合版，它是一个产品化的软件，对外贸公司具有通用性,适用于所有加工型、流通型的大中小外贸企业，该软件是在从事外贸专业研究的专家教授指导顾问下，对大量国内外贸公司的业务流程和公司运营作细致、全面的调研分析，在长期从事一线外贸业务的具有丰富业务经验的外销员的参与下，模拟传统业务操作习惯,运用管理方法论对业务流程作细化与流程化后，采用目前最先进的擅长工作流的文档型群件数据库平台Lotus Notes/Domino R5开发而成。
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挂接原有业务数据库
XX外贸通可与原有的如: SQL Server,ORACLE,DB2,SYSBASE,ACCESS等各类大中型关系数据库互联。如对其它外贸业务系统，XX外贸通可实现在查询时从其它外贸业务的关系型数据库中提取数据，并反映到XX外贸通中来;XX外贸通可与新中大、金蝶、用有等财务软件之间相互存取数据。
系统功能及特色
软件产品化对外贸行业的深入了解和外贸人士的积极配合，使得外贸通对几乎所有的外贸公司有通用性，得以形成产品，最终能将价廉物美的方式推向用户; 使用方便操作全程模拟传统操作习惯，使得使用外贸通对计算机熟悉程度没有要求; 多外贸公司名义制单可方便的以一个或不限量的不同外贸公司名义制作单据，为外销员通过多家外贸公司名义出口，提供了极大的方便; 无限量添加附页可以方便为售货确认书、购销合同、形式发票、发票、装箱单等单据添加附页，在XX外贸通软件中，对附页的页数可以根据实际情况添加至成千上万张，而且这些附页中的产品信息相互间实现共享，对于同样的数据，无需重复输入; 数据共享 XX外贸通通过两种方式实现数据共享，一种为通过在基础表单中将数据录入，对其它单据中与基础单据一致的数据无需重复录入;另一种为数据类似的新建单据可方便的从另一格式一致的历史单据中拷贝引入，只需简单修改，即可完成单据制作; 独特的备用单据 XX外贸通的备用单据为正式单据的补充，备用单据数据的来源为正式单据，能为外贸公司制作各种用途的单据; 模块化设计可根据用户自由选择模块组合; 精确套打印功能海关报关单、原产地证(包括商检和贸促会)、FORMA、出境货物报验单等单据可实现套打印，套打印位置精确; 支持IP传真、普通传真等方式输出通过XX外贸通制作的各种单证能直接通过计算机发送到对方的传真机，发送方式可根据需要如对国内传真可用普通传真的方式，对国际传真可以采用只占普通传真10%左右费率的IP传真发送; 电子邮件功能通过XX外贸通制作的各种单证能直接通过Email的方式发送至对方，系统采用网页的格式发送，确保任何具有Email帐户的对方都能打开文件查看，根本上解决了数据库数据不能转换成通用文件的数据库通病，邮件管理直接采用MS Outlook Express或网景公司邮件程序等; 内置齐全的外贸单据含外贸所需的30余种不同的单据，可全面满足全国外贸公司的需要; 科学管理出口项目 ?出口项目采用项目号管理的方法，项目号的组成由年份、月份、加顺序号。的方法组成，使项目一目了然; 对在同一项目号下的数量繁多的单据。根据单据性质进行分类，把不同的单据组用不同的子文件夹显示，使项目号。下的单据管理类似于用纸张管理; 对出口项目采用进行项目与完成项目区。分管理的方法，便于您了解查看项目状态;同一项号下的单据，可以一次。性完成创建，也可以在创建后逐步增加。客户、工厂信息管理客户库为用户管理客户、工厂信息提供了方便，并且用户一旦在客户库添加客户、工厂信息，在其它单据如需用到这些信息，只需用鼠标选择就可以将客户(或工厂)的名称、地址、邮编、电话、传真、Email、网址等信息输入到这些单据中; 报价单信息管理可完成外销员对工厂和客户的报价管理; 商品管理商品库为用户管理品种繁多的商品提供方便，用户在商品库里输入的产品信息，无论是中文的还是英文的，在其它单据中使用只需在表单中选择，有关产品的货号、品名、规格型号、计量单位、等都将自动出现有关表单中，商品库同时支持将商品图片加入; 项目统计业务统计能为用户随时统计对以不同的出口单位名义对不同的客户、不同货物、不同的出口时间、不同的价格条款等对业务进行组合统计; 也可以对工厂进行相关信息的统计;
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* 支持移动办公支持移动办公，使您在出差在外也能方便的制做业务单据和顾及公司业务情况;
** 外贸财务与业务相关的单证如信用证、退税资料、退税申报、核销单、利息等的管理统计，及对部门效益的考核;
** 互联其它关系型数据库可与以SQL Server,ORACLE,DB2,SYSBASE,ACCESS等的现存业务处理系统互联，并实现数据相互存取;
** 网上办公与行政相关的公司文件、规章制度在数据库内发布;小组讨论、公告板使员工可在计算机上就可在公司内相互讨论和自由言论，资源预源预订实现员工可在计算机上预定公司公共资源(如会议室)的预定;公共信息可方便查询公司内部通信录、海关商品编码、国内区号邮编、国际直拨区号、国内列车时刻、国际国内航班等的查询;
** 职能管理其中的公文管理可实现将公司内的档案索引、内部发文、上级收文等录入、查询功能; 财产管理可实现公司车辆、固定资产、库存物品、领用品的登记、查询、统计等功能; 人事管理可实现聘用人员登记、查询，职工花名册的录入、查询，职工养老金的录入、查询、统计;工资费用实现对工资、福利费及其它费用的录入、查询、统计。备注: 网络版包含单机机功能，综合版包含网络版功能，不带“* ”或“**”的为单机版功能，带“*”为网络版功能，带“**”为综合版功能。
成功案例
公司背景:杭州喜得宝进出口有限公司前身为杭州喜得宝丝绸集团公司的国际业务部，喜得宝集团是主做丝绸、纺织服装及面料的大型集团公司，在全国也较有名气。1999年年底前，集团公司进行了改制，成立了拥有自营进出口权的杭州喜得宝进出口有限责任公司，进出口公司主做: 服装、纺织面料及其它外经贸部许可的商品,年进出口额二仟万美元，共有外贸业务员20个。公司计算机情况: 公司拥有一个局域网，一台HP服务器，20个客户机，服务器平台为WindowsNT，客户机平台为Windows 98，已行成一个NT网络。公司外贸软件使用情况: 该公司在原集团公司时就用Foxpro数据库自主开发了一套网络版外贸软件，原外贸软件由于外贸形势变化、单据格式的变化、公司结构内部的调整、要专人维护，费用增加，及本身软件的不稳定，公司停用了该软件。公司在EDI配额申报时，在中国国际商务网上看到某地一个外贸软件供应商，出于对业务发展的需要及对其在中国国际商务网上宣传的信任，购买了一套，该软件的平台前端开发工具用PB，后端数据库采用SQL Server，并进行了试用，发现了该软件要套打印的单据如海关报关单等套打印位置不准确，及操作方式与原公司开发的方式一样，因为它的操作上不是所见即所得，使得出口业绩较好的老外贸业务员(因为他们熟悉外贸业务而不熟悉计算机)无法使用。不得已，只有停用该软件并再依靠用Excel来外理外贸单证了,虽然也知道用Excel处理数据无法共享，一笔出口要有许多个文件来处理，也无法统计。1999年11月，当我公司与其接触时，介绍了XX外贸通的特色: 对业务员使用外贸通软件没有计算机要求，是所见即所得，可灵活管理客户、工厂资料、及商品资料，对商品支持图片引入，并可进行统计，数据库内的文档可用普通传真、IP传真及用网页的格式Email发送，对FORM A、CO、海关报关单、出境货物报验单等多张单据可精确套打印，并可支持移动办公，对外贸通软件进行远程PCANYWHERE维护，使得喜得宝公司既可以减少计算机维护人员和打单员又可以提高效率，同时又提出了如下的一套解决方案: 建议喜得宝公司可从单机版用起，根据公司情况再升级至网络版，网络版又可升级至综合版。数据可以从单机版无缝升级至网络版。将外贸通软件给喜得宝公司李国富总经理演示，李总自己动手操作，一笔业务的所有单据很快轻松做好了，并进行了统计，再测试其它的功能，都非常满意，就这样，杭州喜得宝进出口有限公司成为了我们的外贸通客户。在2000年1月1日我公司又给喜得宝公司的外贸通软件进行了免费升级(2000年的外贸通软件新增了出境货物报验单的套打印功能)经过二个多月的使用，喜得宝进出口公司的总体感觉是效率提高了，业务管理方便了，证实了XX外贸通的宣传语:XX外贸通是外贸人士的好助手。技术特色采用ODBC实现与其它关系型数据库互联，集成客户原有业务数据;将Microsoft Excel对象集成至XX外贸通统计模块中，将统计结果用Excel输出;运用Domino Web技术实现系统各模块均可用Web的方式来查看或输入;运用Notes表单及扫描技术实现对外贸用海关报关单、FORM A、商检原产地证/贸促会原产地证、出境货物报验单等原件扫描至数据库内作为表单的底纹，实现了软件适应人的目标。
主要用户名录
浙江省丝绸进出口公司浙江中基进出口公司浙江省机械设备进出口公司浙江苏泊尔集团有限公司浙江中大集团有限公司凯思杰国际贸易有限公司可奈手套国际有限公司杭州喜得宝进出口有限公司杭州蓝格工贸有限公司杭州大森服饰有限公司
售后服务
在XX外贸通产品服务条款内，对用户提供每周七天每天24小时终身免费售后服务和技术支持，方式采用上门维护、PCANYWHERE 远程维护、电话咨询、网上FAQ等方式。对根据外贸形势变化而开发的XX外贸通新版本，将向用户提供在购买软件升级服务年限内的软件产品升级服务。
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